Política de Privacidad y Protección de Información y Datos Personales Aceptación de la Política

    La aceptación expresa de esta Política conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el titular de la información, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS y/o cuando adquiere o utiliza cualquiera de sus servicios, y/o cuando ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS adquiere servicios de dicho titular o contrata con él en cualquier forma.

    Si usted no desea que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS recopile su Información y Datos Personales, por favor absténgase de proporcionarla. Así mismo, recuerde que usted podrá, en cualquier momento, solicitar el retiro o bloqueo de la Información y Datos Personales a los que se refiere la presente Política, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 en cumplimiento con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377.

    Tenga en cuenta que la Información y Datos Personales se registra cuando, entre otros casos, usted se comunica con nuestro personal por cualquier medio, como, por ejemplo, por teléfono, correo electrónico, reuniones presenciales para realizar consultas, solicitar información, pedir una cotización, cuando se utiliza la página web https://www.aja.net.co, cuando se participa en una convocatoria laboral abierta por ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS.

    Definiciones

    Para efectos de esta Política, se entiende por:

    “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

    La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

    1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
    2. Datos de naturaleza pública.
    3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
    4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico.;
    5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

    “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, así como la forma de acceder a sus derechos.

    “Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

    “Dato Público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

    “Datos Sensibles”: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

    “Encargados del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio

    con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento; persona ajena a la organización. Para este caso específico, son aquellas personas contratadas por cuando ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, que actúan por cuenta de cuando ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS (i) en el manejo de procesos administrativos y/o contables que impliquen tratamiento de datos personales, o (ii) en el desarrollo de la prestación de servicios contratada.

    “Información y Datos Personales”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

    “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para este caso específico es cuando ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS.

    “Titular”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

    “Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

    “Transmisión”: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

    “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

    Consecuencias aceptación de la Política – Finalidades del tratamiento de Información y Datos Personales

    Al aceptar esta Política, cada Titular autoriza expresamente a que cuando ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión en los términos de la presente Política y/o transferencia dentro del país o a terceros países de los datos suministrados para las finalidades descritas en las Políticas de Privacidad de los terceros a quienes sean transferidos dichos datos personales. Con la aceptación de la presente Política, en su calidad de Titular de la Información y de los Datos Personales recolectados autoriza el tratamiento de dichos datos para todas las finalidades establecidas en esta Política y especialmente para:

    1. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para hacer un chequeo de conflictos en bases de datos que reúnan fuentes de información, como por ejemplo las listas de Sanciones del GAFI que contiene información de OFAC antigua Lista Clinton, Naciones Unidas, Unión Europea, FBI, Interpol y demás listas internacionales.
    2. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para establecer y mantener la relación comercial; remitir información referente a la relación legal, comercial, contractual u obligacional; efectuar el cobro de cuentas por cobrar; efectuar el pago de cuentas por pagar; y para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que surja.
    3. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para el envío de información comercial o que cuando ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS considere pueda ser de interés del Titular.
    4. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para ponerla a disposición del personal encargado de la labor correspondiente, dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario.
    5. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para fines de mercadeo de los servicios de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, y de los productos y servicios de terceros con los que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS mantenga una relación de negocios.
    6. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para la solicitud de encuestas y el seguimiento de post-venta que permita establecer la satisfacción de los servicios prestados por

    ARELLANOJARAMILLO&ABOGADOS con fines estadísticos y de mejora continua, o para evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicios recibidos por ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS.

    1. Para la transferencia de los datos a terceros del mismo sector o sectores relacionados con ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, con el fin que los titulares puedan conocer y tener acceso a otras opciones de productos y servicios.
    2. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para mantener los registros que la ley indique.
    3. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para consultar y actualizar los datos personales.
    4. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para emitir certificaciones requeridas por el Titular.
    5. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para realizar registros contables.
    6. Publicar anuncios y/o reportar la participación y el trabajo de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, en desarrollo de la prestación de servicios al Titular y/o del trabajo del Titular en desarrollo de trabajos que realice con o para ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, en las presentaciones de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, y la página web de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, así como en publicaciones nacionales o internacionales relacionadas con las áreas de práctica de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, para lo cual ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS podrá, entre otros, revelar el nombre del Titular y las personas naturales, jurídicas y entidades, asociadas al mismo, la asesoría prestada, e incluir un hipervínculo a las páginas web del Titular y de las personas naturales, jurídicas y entidades, asociadas al mismo.
    7. Suministrar la Información y los Datos Personales a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario.
    8. Permitir el acceso a la Información y los Datos Personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS desarrolla.
    9. Consultar y actualizar la Información y los Datos Personales.
    10. Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la Información y los Datos Personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales está obligada ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS.

    Informamos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros y que dichas actividades pueden surtirse en países diferentes al lugar en donde se contrata el servicio, y sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en esta Política y en los términos y condiciones de cada uno de los servicios contratados con cada Titular.

    ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS. no vende ni cede a terceros por un precio la Información y los Datos Personales de los Titulares.

    Protegiendo Su Información Personal.

    ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS respeta la privacidad de todos los Titulares. Para el desarrollo de la labor de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS. se recopilará y usará la Información y los Datos Personales de los Titulares, tomando las medidas de seguridad adecuadas y permitiéndoles en todo momento acceder a su información y ejercer todos sus derechos.

    El tratamiento de la Información y Datos Personales por parte del Responsable y los Encargados se encuentra enmarcado en la garantía y respeto de los principios de tratamiento definidos por la ley aplicable. Estos principios son los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

    Para prevenir acceso no autorizado, mantener la precisión de los datos y asegurar el uso correcto de su Información y Datos Personales, cuenta con medios físicos, electrónicos, administrativos y procedimientos de seguridad destinados a resguardar y asegurar la Información y Datos Personales que se recopilan. ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, cuenta con procesos internos propios de las bases de datos que cumplen con las obligaciones legales de seguridad y confidencialidad impuestas por la Ley de Protección de Datos Personales 1581 del 2012. Todo lo anterior permite disminuir los riesgos de injerencia malintencionada en la Información y Datos Personales almacenados.

    Todo contrato de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, con empleados y proveedores contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc., que involucre el tratamiento de Información y Datos Personales de los Titulares incluidos en las bases de datos de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos, aún después de finalizado su vínculo o relación contractual con ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS.

    Información y Datos Personales que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADO tiene de los Titulares

    En todos los casos que usted brinde información personal, y de acuerdo con la legislación vigente, usted declara que la Información y los Datos Personales brindados son ciertos.

    ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de los Titulares, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la Información y Datos Personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

    La Información y los Datos Personales que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, recopilará y tratará será la siguiente:

    1. Nombres comerciales.
    2. Información de identificación tributaria y fiscal.
    3. Información bancaria para pagos vía transferencia.
    4. Contactos.
    5. Copia de documentos de soporte de la información tributaria y bancaria.
    6. Nombre y apellido.
    7. Tipo y número de identificación.
    8. Fecha de nacimiento.
    9. Género.
    10. Grupo sanguíneo.
    11. Nacionalidad y país de residencia.
    12. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
    13. Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
    14. Información de tarjeta(s) de crédito y débito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).
    15. Datos biométricos, incluyendo imágenes, fotografías, videos, voces y/o sonidos, huellas digitales.
    16. Profesión u oficio.
    17. Compañía en la que labora y cargo.
    18. Sueldo.
    19. Función.
    20. Fondo de Cesantía.
    21. Fondo de Salud.
    22. Fondo de Pensión.
    23. Caja Compensación.
    24. Entidad prestadora de salud – prepagada.
    25. Historias clínicas.
    1. Perfil Académico.
    2. PerfilProfesional.

    bb. Estado civil y/o parentesco en relación con otras personas, dentro de las cuales pueden encontrarse

    menores de edad o discapacitados.
    cc. Información del domicilio.
    dd. Compañíasdelascualesesaccionistaoenlascualestienealgúntipodeparticipaciónovinculo. ee. Cualquier otra Información o Dato Personal a los cuales tenga acceso ARELLANO JARAMILLO &

    ABOGADOS en desarrollo de la relación legal, comercial, contractual u obligacional, que tenga con el Titular.

    Los Titulares no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la prestación del servicio, los Titulares que suministren algún dato personal sensible, deberán consentir expresamente al tratamiento de la Información y Datos Personales sensibles conforme la presente Política.

    Vigencia del tratamiento de la Información y Datos Personales

    La información suministrada por los Titulares podrá permanecer almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitir a ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia comercial, contable y tributaria o cualquier evento previsto en la ley.

    Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad

    Los niños, niñas y adolescentes menores de edad, podrán ser usuarios de los servicios que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS ofrece, siempre y cuando actúen a través de, o debidamente autorizados por, sus padres o por quienes tengan la patria potestad o representación legal del menor. En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo electrónico comunicaciones@aja.net.co.

    ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como Titulares.

    Procedimiento general para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la Información y Datos Personales

    Los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares será el previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En cumplimiento al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS solicita su autorización para continuar con el tratamiento de su información y datos personales, conforme la presente Política. Así mismo, en cumplimiento del literal a) del artículo 26 de la ley 1581 de 2012, le informamos que con la aceptación expresa de esta Política, Usted nos otorga su autorización para transmitir y/o transferir su información y datos personales a terceros países con los que se requiera tener contacto para el desarrollo de la relación legal, comercial, contractual u obligacional, los cuales pueden tener niveles de protección de datos personales distintos a los exigidos en Colombia, entre ellos El Salvador, Perú, Ecuador, Bolivia, Brasil, Costa Rica, Estados Unidos, Uruguay, y Argentina.

    Los Titulares tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de su Información y Datos Personales, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política.

    Con la aceptación de esta Política, el Titular, manifiesta libre, expresa y previamente, haber sido informado sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como Titular de su Información y Datos Personales y que se enuncian a continuación:

    1. Conocer, actualizar y rectificar su Información y Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
    3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a su Información y Datos Personales.
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
    5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
    6. Acceder a su Información y Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada un (1) mes calendario, ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS cobrará al Titular que solicite dicha información, los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

    Los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares serán los siguientes

    Consultas: Los Titulares, las personas autorizadas o causahabientes, podrán consultar su Información y Datos personales que reposen en las bases de datos de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, caso en el cual ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS suministrará la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS informará los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Reclamos: Si los Titulares, las personas autorizadas o los causahabientes, consideran que la información y datos personales contenidos en las bases de datos de ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las regulaciones, podrán presentar un reclamo ante ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas.

    1. El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida, ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS entenderá que ha desistido del reclamo.
    2. En caso de que ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS no sea competente para resolver el reclamo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará oportunamente.
    3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de

    Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

    Para hacer efectivos sus derechos, los Titulares pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales enviando su solicitud al correo electrónico comunicaciones@aja.net.co.

    El Titular debe incluir en la solicitud los siguientes datos:

    1. Nombres
    2. Apellidos
    3. Número de documento
    4. Correo electrónico
    5. Asunto
    6. Tipo de documento
    7. Teléfono
    8. País
    9. Ciudad
    10. Motivo del Contacto

    La solicitud de supresión de la Información y Datos personales y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los mismos no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan.

    Modificaciones a la Política de Privacidad

    ARELLANO JARAMILLO & ABOGADOS se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios.

    Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de anuncios visibles en su sitio web o a través del último correo electrónico proporcionado.

    Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política prevalecerá sobre cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre la versión en español y cualquier traducción de esta Política en otro idioma, prevalecerá la versión en español.

    Vigencia

    Esta Política es efectiva desde el día de su publicación. La última revisión publicada es de septiembre de 2024